ERP

,

XLEDGER

Corporater: Internasjonal vekst med felles struktur og konsolidering av 15 virksomheter i 11 land

Etter rask, internasjonal vekst hadde Corporater ni regnskapsførere i 11 land. De byttet til XACCT og fikk et heldigitalisert system med ett globalt kontaktpunkt for hele økonomifunksjonen.
 

Konsernet Corporater omfatter 15 selskaper i 11 land, som til sammen selger programvaren vår i mer enn 40 land. Selskapet har vokst jevnt og trutt og har gått fra 60 ansatte til 150 ansatte i 2017. Kundelisten inkluderer relativt store og kjente, internasjonale navn som Airbus, TCS (Tata Consulting), og Johnson & Johnson, Skatteetaten, Stortinget og Seadrill, for å nevne noen.

Da danske Kaspar Fjetland Højvig kom inn som CFO i det norske programvareselskapet Corporater i september 2015, manglet det ikke på ting å ta tak i.

Vi hadde to interne og ni eksterne regnskapsførere fra ni ulike regnskapsselskaper spredt på 11 land i det meste av verden

– Noen måneder etter at jeg kom inn, viste en opptelling at vi hadde to interne og ni eksterne regnskapsførere fra ni ulike regnskapsselskaper spredt på 11 land i det meste av verden. De jobbet dessuten på 11 ulike regnskapssystemer og forholdt seg til tre forskjellige revisorer. Siden det var ulik forståelse av regnskapsprinsipper fra den ene regnskapsføreren til den neste, og svært kronglete kommunikasjonsveier mellom de ulike partene, fikk vi store problemer med konsolidering, forteller Højvig.

Et mareritt av et Excel-ark

Men da Højvig kom inn i 2015 var det som sagt et behov for å profesjonalisere økonomifunksjonen, sånn at den kunne holde tritt med hovedproduktets suksess og fremskritt. Som et kostnadsfokusert, gründerdrevet selskap hadde ikke Corporater tidligere hatt noen dedikert leder for økonomifunksjonen, og den nye CFOen hadde mye å ta tak i:

– Vi måtte løfte finansavdelingen opp fra bare å være en ad hoc-funksjon som utførte oppdrag på bestilling fra ledelsen, til å kunne gjøre analyser og støtte forretningsvirksomheten proaktivt.

– Jeg så umiddelbart at vi måtte løfte finansavdelingen opp fra bare å være en ad hoc-funksjon som utførte oppdrag på bestilling fra ledelsen, til å kunne gjøre analyser og støtte forretningsvirksomheten proaktivt. Vi måtte dessuten styrke vår evne til å gjøre forecasting, sånn at vi kunne ha en opplyst mening om hvor vi skulle være ved årsslutt, sier Højvig.

Jakten på riktig ERP-system

Corporater la ut på jakt etter nytt ERP-system. Det måtte fungere i Brasil, USA, India, Sør-Afrika, Midt-Østen, Tyskland, UK, Sverige, Danmark og Norge, samt alle landene de kunne tenkes å ønske seg inn i.

– Dette er svært forskjellige markeder og veldig ulike jurisdiksjoner å operere i. Vi var jo en liten organisasjon som plutselig hadde blitt veldig stor både i omsetning og geografisk spredning, så vi merket derfor godt behovet for full transparens og full digitalisering av alt, sier Højvig.

Etter en bred anbudsrunde hvor de vurderte produktene fra aktører som Microsoft Dynamics, danske WorkBook, Maconomy, Visma og flere andre, endte de opp med Visma og Xledger som de to finalistene – ikke fordi de var norske, men rett og slett fordi de var best, bedyrer han.

– Det var fleksibiliteten som gjorde at vi endte på Xledger.

– Det var fleksibiliteten som gjorde at vi endte på Xledger. Det var også gøy å bli kjent med dem, for de hadde nesten helt samme software-filosofi som oss, og hadde holdt på like lenge.

– Vi hadde i utgangspunktet tenkt at vi skulle begynne med bare å se på ERP-systemet, for ikke å skape for store omveltninger i organisasjonen. Men vi innså fort fordelen med å få inn noen på regnskapssiden som hadde tung kompetanse på systemet, og som kunne støtte oss der. XACCT hadde erfaring fra et case veldig likt vårt, og vi øynet betydelige fordeler dersom vi kunne klare å eliminere de utfordringene vi hadde både med bokføring og forståelse av regnskapet på konsolidert nivå, sier Højvig.

Løsning for betaling i utlandet vurderes som unik. XACCT har jobbet med vår bankforbindelse for å få til internasjonal, automatisk bankremittering. Vi kan dermed benytte i vår norske nettbank for å utføre betalinger i utlandet, som så remitteres direkte i regnskapet - alt er automatisk remittert. Fjerning av tidstyver.

V innså fort fordelen med å få inn noen på regnskapssiden som hadde tung kompetanse på systemet, og som kunne støtte oss der.

Alternativ til lavkostland 

Etter en bred anbudsrunde hvor de vurderte produktene fra aktører som Microsoft Dynamics, danske WorkBook, Maconomy, Visma og flere andre, endte de opp med de to norske finalistene Visma og Xledger

Løsningen Corporater og XACCT har valgt for oppgaven, bryter i mange henseende med konvensjonelt tankegods i enkelte miljøer, hvor mye handler om å overføre tjenester til lavkostland.

Vi har tatt en tjeneste som tidligere var dømt til outsourcing i lavkostland og hentet den hjem til Norge.

– Det vi har gjort er rett og slett det motsatte: Vi har tatt en tjeneste som tidligere var dømt til outsourcing i lavkostland og hentet den hjem til Norge. Det var et “hard sell” hos styre og ledelse, men det gir oss enorme fordeler å ha en regnskapsfører som forstår og jobber i en effektiv, digitalisert prosess, og som vet å utnytte de fordelene teknologien gir på en god måte. Kommunikasjonen blir også mye enklere enn om vi skulle forholdt oss til en regnskapsfører i for eksempel Litauen, sier Højvig.

– For oss har det vært ganske sentralt å risikostyre finansfunksjonen, for vi så at vi på mange steder var sterkt avhengig av enkeltpersoner

Om samarbeidet med XACCT

– For oss i Corporater har det stor verdi å ha én leverandør, med et internasjonalt nettverk i ryggen. Vi behøver for eksempel hjelp til å sette opp skatt og offentlig rapportering så det fungerer best og enklest mulig i hvert enkelt av våre 11, snart 15, internasjonale markeder, og vi behøver råd om hvordan dette best kan konsolideres i konsernregnskapet, fortsetter Højvig.

– For oss i Corporater har det stor verdi å ha én leverandør, med et internasjonalt nettverk i ryggen.

– Vårt team i XACCT har laget godt detaljerte manualer og metodebeskrivelser, og har flere mennesker å spille på. Derfor betyr det mindre om XACCT-ressursen i India skiftes ut, fordi teamet har godt dokumenterte rutiner som gjør at vi kan ha trygghet for at jobben blir gjort uansett. Sykdom eller ferieavvikling er ikke lenger noen utfordring, og den driftssikkerheten er utrolig viktig for oss, sier han videre.

Les hele case-beskrivelsen om Corporater HER

cq5dam.web.512.99999-2
 
Ønsker du å vite mer - eller trenger bistand i forbindelse med spørsmål relatert til regnskap, ERP eller internasjonale problemstillinger du ønsker å adressere - kontakt oss for et uformelt møte!
 

Kontakt oss om ERP

 

Om selskapet

  • Norsk programvareselskap
  • 15 selskaper i 11 land
  • 150 ansatte (2017)

Utfordring

  • To interne og ni eksterne regnskapsførere
  • Ni ulike regnskapsselskaper spredt på 11 land
  • 11 ulike regnskapssystemer 
  • Tre forskjellige revisorer. 
  • Ulik forståelse av regnskapsprinsipper
  • Kronglete kommunikasjonsveier
  • Store problemer med konsolidering
  • Utdaterte regnskapssystemer i alle land -
  • Alt var manuelt og papirbasert
  • Excel-ark for å kunne konsolidere selskapene

Krav til løsning

  • Fungere i alle landene de kunne tenkes å ønske seg inn i.
  • Full transparens og full digitalisering av alt.
  • Løsninger som henger godt sammen teknisk
  • Automatisering og effektivisering
  • Ønske om å outsource regnskapsproduksjon 
  • Færrest mulig kontaktpunkter / leverandører

Løsning
  • Xledger
  • Regnskap og rådgiving; XACCT Accounting

Gevinst
 
  • Ett kontaktpunkt for alt som har med regnskapet å gjøre
  • En leverandør, med et internasjonalt nettverk i ryggen.
  • En internasjonal struktur - Unngår spesialrutiner
  • Felles fundament for alle landene, slik at prosesskartene er etablert og blir fulgt
  • Fjerning av tidstyver.
  • Økt driftsikkerhet og stablitet som følge av detaljerte manualer og metodebeskrivelser
 
Kontakter
Marius-Berg
 
Marius Berg
 
Daglig leder
Epost: marius.berg@xacct.no
M: +47 40 63 73 49
 
 
Jon-B-Andersen-2
 

Jon Bevolden Andersen

Faglig leder
Epost: jon.bevolden.andersen@xacct.no
M: +47 40 63 99 90

 

Kontakt oss om ERP

Motta innsikt fra XACCT

Meld deg på vårt nyhetsbrev her