Allergisk mot papir

Etter rask, internasjonal vekst hadde Corporater ni regnskapsførere i 11 land. De byttet til XACCT og fikk et heldigitalisert system med ett globalt kontaktpunkt for hele økonomifunksjonen.

Da danske Kaspar Fjetland Højvig kom inn som CFO i det norske programvareselskapet Corporater i september 2015, manglet det ikke på ting å ta tak i.

Stavanger-selskapet hadde vokst jevnt og trutt siden starten i 2000, men den internasjonale ekspansjonen hadde først skutt fart for alvor de siste par årene før Højvig kom inn – og den har slett ikke roet seg siden. Højvig startet i et selskap med 60 ansatte, ved årsskiftet 2016/17 hadde det vokst til 149. Men det var ikke bare staben som økte:

– Noen måneder etter at jeg kom inn, viste en opptelling at vi hadde to interne og ni eksterne regnskapsførere fra ni ulike regnskapsselskaper spredt på 11 land i det meste av verden. De jobbet dessuten på 11 ulike regnskapssystemer og forholdt seg til tre forskjellige revisorer. Siden det var ulik forståelse av regnskapsprinsipper fra den ene regnskapsføreren til den neste, og svært kronglete kommunikasjonsveier mellom de ulike partene, fikk vi store problemer med konsolidering, forteller Højvig.

Kaspar Fjetland Højvig (i midten) er CFO i det norske programvareselskapet Corporater AS, har fått god hjelp av XACCTs Taher Karim (t.v.) og Jon Bevolden Andersen til å strømlinjeforme selskapets økonomifunksjon internasjonalt. (foto: www.skogenfoto.no)

Passet profilen dårlig

Corporater er et globalt programvareselskap med hovedkontor i Stavanger, og et sånt system i økonomien – eller snarere, mangelen på system – passet på alle måter dårlig overens med selskapets filosofi.

– Vi utvikler og selger en “business performance management”-plattform som kan konfigureres til å passe kundenes forretningsmodell. Konsernet Corporater omfatter 15 selskaper i 11 land, som til sammen selger programvaren vår i mer enn 40 land. Kundelisten inkluderer relativt store og kjente, internasjonale navn som Airbus, TCS (Tata Consulting), og Johnson & Johnson, men løsningen vår er også i bruk hos hjemlige aktører som Skatteetaten, Stortinget og Seadrill, for å nevne noen.

– For å dra skikkelig nytte av funksjonaliteten, må man ha en organisasjon av en viss størrelse. De store kundene som prøver oss ut og ser hva programvaren kan gjøre for dem, de forblir hos oss, sier han, med henvisning til en global retention-rate som topper 90 prosent.

Magisk kvadrant

Sommeren 2016 ble Corporater for første gang inkludert i analysebyrået Gartners “Magic Quadrant for Strategic Corporate Performance Management Solutions”, og fikk verktøyet sitt benchmarket mot løsninger fra aktører som SAP, Oracle og Microsoft. Det hadde mye å si for det norske selskapets merkevare internasjonalt.

– Programvaren vår er bygget på en grunnfilosofi som gjør den veldig fleksibel, og som gjør oss mindre avhengige av å ha mange utviklere. Metodikken kan sammenlignes med legoklosser: Plattformen tilbyr 260 forretningsobjekter som kundene kan sette sammen akkurat som de vil. Uansett om de vil ha Balanced Scorecard, Management by Objectives eller noe annet som ledelsesmodell, så tilpasser vår programvare seg til det du har valgt, sier Højvig.

De fleste av konkurrentene har derimot valgt én ledelsesmodell, som kunden så må innrette seg etter. Højvig mener denne fleksibiliteten er en viktig forskjell som Corporater har truffet godt med i markedet:

– Noen av våre ferskeste kontrakter er inngått med selskaper som faktisk har kvittet seg med løsninger fra Oracle eller SAP for å kunne bruke våre produkter. Og når konkurrentene omtrent har like mange divisjoner med utviklere som vi har utviklere, er det selvsagt vanvittig gøy at vi klarer å stjele business fra dem!

Et mareritt av et Excel-ark

Men da Højvig kom inn i 2015 var det som sagt et behov for å profesjonalisere økonomifunksjonen, sånn at den kunne holde tritt med hovedproduktets suksess og fremskritt. Som et kostnadsfokusert, gründerdrevet selskap hadde ikke Corporater tidligere hatt noen dedikert leder for økonomifunksjonen, og den nye CFOen hadde mye å ta tak i:

– Jeg så umiddelbart at vi måtte løfte finansavdelingen opp fra bare å være en ad hoc-funksjon som utførte oppdrag på bestilling fra ledelsen, til å kunne gjøre analyser og støtte forretningsvirksomheten proaktivt. Vi måtte dessuten styrke vår evne til å gjøre forecasting, sånn at vi kunne ha en opplyst mening om hvor vi skulle være ved årsslutt, sier Højvig.

Kortsiktig løste han dette ved å gjøre som han hadde gjort så ofte som konsulent: Han satte opp en Excel-basert rapporteringsløsning for alle de utenlandske selskapene, slik at han selv kunne konsolidere tallene på hovedkontoret.

– Det ble et sant mareritt av et Excel-ark, og et voldsomt styr for regionslederne ute. De hadde ikke vært vant til å rapportere i det hele tatt, og nå måtte de plutselig bruke mye tid på å fylle inn tall i en fem sider stor Excel-modell hver eneste måned, i samarbeid med sin lokale regnskapsfører.

Samtidig slet selskapet med utdaterte regnskapssystemer i alle land. Alt var manuelt, alt var papirbasert, og det skapte en ekstrem frustrasjon – spesielt for den utålmodige dansken:

– En dag så jeg at regnskapsføreren vår skrev ut et ark med informasjon fra systemet vårt, for deretter å punche tallene inn igjen i en annen del av systemet. Det gjorde meg utrolig trist. Da jeg fikk styrets godkjennelse til å investere i et ERP-system, ga jeg derfor aktørene én utfordring: Jeg ville aldri se et papir igjen, noensinne.

Jakten på riktig ERP-system

Corporater la ut på jakt etter nytt ERP-system. Det måtte fungere i Brasil, USA, India, Sør-Afrika, Midt-Østen, Tyskland, UK, Sverige, Danmark og Norge, samt alle landene de kunne tenkes å ønske seg inn i.

– Dette er svært forskjellige markeder og veldig ulike jurisdiksjoner å operere i. Vi var jo en liten organisasjon som plutselig hadde blitt veldig stor både i omsetning og geografisk spredning, så vi merket derfor godt behovet for full transparens og full digitalisering av alt, sier Højvig.

Etter en bred anbudsrunde hvor de vurderte produktene fra aktører som Microsoft Dynamics, danske WorkBook, Maconomy, Visma og flere andre, endte de opp med Visma og Xledger som de to finalistene – ikke fordi de var norske, men rett og slett fordi de var best, bedyrer han.

– Det var fleksibiliteten som gjorde at vi endte på Xledger. Det var også gøy å bli kjent med dem, for de hadde nesten helt samme software-filosofi som oss, og hadde holdt på like lenge.

– Et fenomenalt morsomt case!

Prosjektet ble satt i gang, men ettersom Corporater ønsket å fortsatt outsource sin regnskapsproduksjon samt at Xledgers konsulenter ikke satt på spesifikk regionskompetanse innenfor de land Corporater var tilstede i, ble det gjort en henvendelse til XACCT med spørsmål om de kunne levere disse tjenestene. Løsnings- og systemarkitekt Jon Bevolden Andersen er fagansvarlig for regnskap i XACCT Accounting, og kundeansvarlig for Corporater.

– Dette var et fenomenalt morsomt og utfordrende case for oss! Vi tok veldig fort over regnskapsføringen på de norske selskapene, og gikk deretter inn i prosjektplanen for utrulling i de andre landene. Vi lanserte noen forbedringsforslag og lagde en ny utrullingsplan som vi har fulgt siden. Åtte selskaper i fire land er nå i drift, og det har vært veldig viktig for oss å sørge for at det henger godt sammen teknisk – at vi kan gjøre det vi skal i for eksempel India, og at det kommer en fornuftig rapport som blir sammenstilt med den danske rapporten i systemet, samtidig som vi håndterer relevante lover og regler i alle landene, sier Andersen.

Højvig skjønte fort at XACCTs erfaringer fra tidligere prosjekter ville være gull verdt for Corporater, og dermed ble både omfang og tidslinje for hele prosjektet justert:

– Vi hadde i utgangspunktet tenkt at vi skulle begynne med bare å se på ERP-systemet, for ikke å skape for store omveltninger i organisasjonen. Men vi innså fort fordelen med å få inn noen på regnskapssiden som hadde tung kompetanse på systemet, og som kunne støtte oss der. XACCT hadde erfaring fra et case veldig likt vårt, og vi øynet betydelige fordeler dersom vi kunne klare å eliminere de utfordringene vi hadde både med bokføring og forståelse av regnskapet på konsolidert nivå, sier Højvig.

Automatisering står sentralt

Den løsningen Corporater og XACCT har valgt for oppgaven, bryter i mange henseende med konvensjonelt tankegods i enkelte miljøer, hvor mye handler om å overføre tjenester til lavkostland.

– Det vi har gjort er rett og slett det motsatte: Vi har tatt en tjeneste som tidligere var dømt til outsourcing i lavkostland og hentet den hjem til Norge. Det var et “hard sell” hos styre og ledelse, men det gir oss enorme fordeler å ha en regnskapsfører som forstår og jobber i en effektiv, digitalisert prosess, og som vet å utnytte de fordelene teknologien gir på en god måte. Kommunikasjonen blir også mye enklere enn om vi skulle forholdt oss til en regnskapsfører i for eksempel Litauen, sier Højvig.

Andersen forklarer at hele diskusjonen om tjenesteutsetting er en ganske annen nå enn den var for noen år siden:

– Vårt alternativ til å sende oppgaver til lavkostland, er å følge en “digital native”-filosofi som tilsier at dersom en oppgave kan automatiseres, er den ikke noe som noen bør bruke tid på – uansett hvor i verden de sitter. Verdens billigste arbeidskraft sitter ikke på Majorstua i Oslo, men når vi kan etablere systemer og rutiner som hel-automatiserer oppgaver som for eksempel bankremittering, gjør det ikke noe at det er nettopp der vi holder til, sier han.

For norske banktransaksjoner er slik remittering nokså dagligdags nå, men Corporater, SR Bank og XACCT har i samarbeid klart å automatisere dette for betalinger også i andre land, noe Corporater setter stor pris på.

– XACCT har jobbet med vår bankforbindelse for å få til internasjonal, automatisk bankremittering. Vi kan dermed benytte i vår norske nettbank for å utføre betalinger i utlandet, som så remitteres direkte i regnskapet. Såvidt jeg vet er det veldig få som klarer det. Og for å si det som det er, så er det ganske fantastisk. Det bli veldig besparende, siden vi slipper å bruke tid på bankavstemming – alt er automatisk remittert, og dermed er enda en tradisjonell tidstyv erstattet av automatiserte rutiner, sier Højvig.

Ett kontaktpunkt globalt

– For oss i Corporater har det stor verdi å ha én leverandør, med et internasjonalt nettverk i ryggen. Vi behøver for eksempel hjelp til å sette opp skatt og offentlig rapportering så det fungerer best og enklest mulig i hvert enkelt av våre 11, snart 15, internasjonale markeder, og vi behøver råd om hvordan dette best kan konsolideres i konsernregnskapet, fortsetter Højvig.

Nå tar utekontorene, i teorien, faktisk ikke i regnskapet i det hele tatt, de skal bare sørge for at rapporteringen blir lagt til rette i henhold til lokale regler. Corporater har ett kontaktpunkt for alt som har med regnskapet å gjøre, og det er XACCT. Taher Karim, ansvarlig for internasjonalisering og global koordinering i XACCT Accounting, forteller hvordan de gikk frem:

– Vår første oppgave var å få på plass de nødvendige ressursene i det internasjonale nettverket i alle de 11 landene som Corporater måtte nå. Vi startet med å sende 7-8 spørsmål til dem hvor vi kartla at de faktisk kunne levere de tjenestene vi var ute etter, sier han.

– Deretter hadde vi løpende dialog med de ulike partnerne for å finne samarbeidsformen som kunne gi den optimale balansen mellom hvilke oppgaver som skulle utføres i Norge og hva som skulle utført i utlandet - basert på systemer, ressurser og kompetanse som fantes i de ulike landene. Denne er naturligvis under løpende evaluering, men det viktigste aktørene i landene der ute gjør, er å spille inn sin kompetanse om lokale forhold – de skal alltid ivaretas der ute, og så er det vår oppgave å sy det sammen til å fungere på en optimal måte, forteller Karim.

Én, internasjonal struktur

– Samtidig har det vært viktig for oss at vi, så langt det er mulig, klarer å lage én struktur som gjelder for alle land. Vi ønsker i det lengste å unngå spesialrutiner og heller ha et felles fundament for alle landene, slik at prosesskartene er etablert og blir fulgt, sier Andersen.

– Dette har vi lyktes med å gjøre på en måte som ikke trer norske standarder og regler ned over hodene på utekontorene. De kan jobbe stort sett sånn som de er vant til, uansett om de sitter i India eller i Danmark, noe som reduserer sårbarheten hva angår personellskifter og tilsvarende. Det hadde ikke gått uten metodestrukturen vår, som fungerer i bakgrunnen og konsoliderer dette på tvers av land og valutaer. Kombinasjonen av alt dette - løsningen og vår metode - er såvidt jeg vet helt unik, hverken blant leverandører eller konkurrenter kjenner jeg til andre som har klart å løse dette på en måte som oppnår tilsvarende gevinster, sier Andersen videre.

– For oss har det vært ganske sentralt å risikostyre finansfunksjonen, for vi så at vi på mange steder var sterkt avhengig av enkeltpersoner, sier Højvig.

– Vårt team i XACCT har laget godt detaljerte manualer og metodebeskrivelser, og har flere mennesker å spille på. Derfor betyr det mindre om XACCT-ressursen i India skiftes ut, fordi teamet har godt dokumenterte rutiner som gjør at vi kan ha trygghet for at jobben blir gjort uansett. Sykdom eller ferieavvikling er ikke lenger noen utfordring, og den driftssikkerheten er utrolig viktig for oss, sier han videre.

Og hvordan har det gått med papir-utfordringen han ga i innkjøpsrunden?

– Jeg mener faktisk at vi allerede har oppnådd dette, selv om vi ennå ikke er helt ferdige med å få systemet på plass. Vi startet utrullingen i oktober 2016, tok for oss de største selskapene i konsernet først, og de er nå på plass. Jeg har vært med i store utrullinger tidligere, men dette har gått veldig greit. Og allerede foregår så lite på papir at vi i praksis kan se bort fra det, sier Højvig
fornøyd.