Navision

,

ERP

,

Microsoft

,

XLEDGER

,

business central

Seks spørsmål som avgjør om bedriftens ERP-system bør byttes ut

I mange bedrifter holdes foreldede økonomisystemer eller dårlig implementerte ERP-løsninger kunstig i live. – Dette koster mange virksomheter dyrt, og kan i tillegg redusere selskapets salgsverdi, sier Marius Berg, adm. direktør i XACCT AS.

Har din bedrift utsatt å investere i nytt økonomisystem? Kanskje besluttet at den ERP-løsningen selskapet implementerte for fem år siden skal få leve litt til, selv om den egentlig har vist seg å ha stadig flere irriterende mangler og begrensninger?

Da er dere ikke alene. Fenomenet er faktisk så utbredt blant norske bedrifter at det har fått et eget navn: Teknologisk gjeld.

Gapet mellom gammel og ny

– Teknologisk gjeld er hva det koster selskapet å ta reisen fra dagens økonomifunksjon og ERP-system over til en moderne, digital skyløsning – kombinert med effektive økonomiprosesser, sier Marius Berg. Han er adm. direktør i XACCT AS, og svært engasjert i dette spørsmålet.

Hans engasjement bunner i at de aller fleste virksomheter nå er helt avhengige av å kunne endre virksomheten sin raskt for å møte trusler fra nye og eksisterende aktører. Det er en stor utfordring for mange virksomheter, siden de ikke har løsninger og virksomhetssystemer som kan henge med på denne reisen.

– Mange bedrifter har økonomisystemer som hemmer virksomheten i større eller mindre grad. Årsaken er ofte at selskapet har tenkt at de behøver skreddersøm og spesialtilpasninger på ERP-systemet for å være konkurransedyktige i sin virksomhet. Når de så må oppgradere ERP-systemet, koster det bedriften enorme beløp å vedlikeholde disse spesialtilpasningene og denne skreddersømmen, sier Berg.

Kan påvirke bedriftens verdi

Mange bedrifter ender opp med å ha systemkonsulenter innleid på heltid og bruke millioner på å opprettholde driften av løsningen. Dette vil bli vanskeligere og vanskeligere etter hvert som stadige endringer og oppgraderinger gjør at selskapet vil mangle intern kompetanse til å ta kontroll over situasjonen.

­– Noen virksomheter har også balanseført store investeringer i et ERP-system som nå ikke fungerer, andre har rett og slett kjøpt feil løsning. Dersom de skal "skrote" slike løsninger, må hele balanseposten og investeringen føres som tap. Dette kan ha så store konsekvenser for ledelsen at de fortsetter med et system som ikke støtter virksomhetens fremtidige strategi, sier Berg.

Ikke bare gjør dette at bedriftene enklere kan bli utkonkurrert av nye, mer omstillingsdyktige aktører; det kan også påvirke bedriftens verdi – i hvert fall dersom virksomheten er i posisjon til å bli kjøpt opp av et profesjonelt miljø.

– Vi ser nå at økonomisystemet er ett av forholdene som profesjonelle oppkjøpere vurderer nøye når de gjør due dilligence på organisasjonen til selskaper de ønsker å kjøpe. De anser det som lettere å skifte ut ledelsen enn å skifte ut virksomhetssystemet. Suboptimale økonomifunksjoner kan med andre ord drive ned prisen som de beste kjøperne er interessert i å betale, sier Berg.

Les hvordan XACCT hjelper designfenomenet Northern med regnskap på Microsoft  Dynamics

Uheldig på flere vis

Internett og ny teknologi har åpnet for å utvikle gode økonomisystemer i skyen. Det finnes nå gode, skybaserte ERP-løsninger på det norske markedet, med god funksjonalitet også for mellomstore og små virksomheter. I tillegg kommer de store ERP-aktørene etter med skybaserte løsninger for de store virksomhetene.

En skybasert løsning har ferdig designede og standardiserte økonomiprosesser, og disse dekker rundt 90 prosent av behovene til de fleste bedrifter. Virksomheter som kan tilpasse seg slik at de klarer seg med standardprosessene, vil kunne halvere driftskostnadene på ERP-systemet. 

– Med skybaserte løsninger tar regnskapsbyråene nå over rollen som systemleverandørene hadde før, sier Berg.

– Med skybaserte løsninger tar regnskapsbyråene nå over rollen som systemleverandørene hadde før. De leverer både skyløsningen og regnskapstjenester pakket sammen til ett produkt, og bedriftene får en leverandør som tar et totalansvar for hele leveransen, sier Berg.

Han forteller at disse nye løsningene også gir virksomhetene mulighet for en ny arbeidsdeling med sin leverandør av regnskapstjenester. Nå kan de tjene som backup for din økonomifunksjon, eller de kan påta seg hele økonomifunksjonen dersom din virksomhet ønsker å sette dette arbeidet ut.

– Det er liten tvil om at dette er fremtidens måte å handle økonomitjenester på. Analysebyråenes undersøkelser viser at den samlede kostnaden gjerne ligger rundt 77 prosent lavere enn tradisjonelle økonomisystemer, men i tillegg får bedriften enklere og bedre innsikt i egne tall, slår Berg fast.

Spørsmålene å stille

Så hvordan skal en virksomhet kunne vite om økonomifunksjonen er effektiv nok, og om ERP-systemet er tilstrekkelig skalerbart, endringsdyktig og rustet til å møte en fremtid med store endringer?

Hvis din bedrift blir svar skyldig på ett eller flere av de seks spørsmålene, er det et signal om at økonomisystemet kan være til hinder for bedriftens utvikling, eller kanskje til og med en risiko for virksomhetens kontinuitet, sier Berg.

– Det er seks spørsmål som står sentralt her. Hvis din bedrift blir svar skyldig på ett eller flere av disse, er det et signal om at økonomisystemet kan være til hinder for bedriftens utvikling, eller kanskje til og med en risiko for virksomhetens kontinuitet.

  • Er økonomisystemet knyttet sterkt opp mot én eller to personer? Kan andre enkelt holde systemet i gang dersom disse plutselig blir syke eller forsvinner?
  • Har økonomisystemet noen gang vært til hinder for noe virksomheten har ønsket å gjøre? Er systemet forberedt til å passe inn i bedriftens utviklingsstrategi?
  • Gir dagens system deg tilstrekkelig tilgang på virksomheters styringsdata og regnskap med oppdaterte tall tilgjengelige når du trenger det uten at noen må trekke ut data og lage større oppstillinger?
  • Inneholder økonomisystemet spesialtilpasninger til din bedrift? Hvilken verdi tilfører disse spesialtilpasningene egentlig, og har dere fått ekspertvurderinger på om de kunne vært erstattet med standardiserte rutiner?
  • Kan dere benytte en ren skyløsning som ERP-system, eller er dere avhengig av å måtte blande ny og gammel teknologi?
  • Har dere beregnet kostnaden ved dagens ERP-system og dagens økonomifunksjon, og har dere kalkulert hva dere kunne spart på en skyløsning som automatiserer økonomiprosessene?

 

Kontakt oss om ERP

 

Motta innsikt fra XACCT

Meld deg på vårt nyhetsbrev her