3 min read
Økonomiavdelingen er livsnerven i ethvert selskap. Uten en velfungerende regnskapsavdeling er det få virksomheter som overlever særlig lenge. Hvis fakturaene ikke sendes ut, kommer ingen penger inn. Hvis regningene ikke betales, slutter leverandørene å sende varer. Og for hver dag de ansatte ikke får lønn, tøyer du tålmodigheten til din viktigste ressurs.
Det kan være lurt å ha tenkt gjennom hva dere gjør hvis en nøkkelmedarbeider i avdelingen blir syk eller faller fra. I denne artikkelen deler vi noen konkrete punkter for hva du bør passe på for å unngå disse utfordringene.
Likevel har veldig mange selskaper en økonomiavdeling som er svært personavhengig. Vi har hørt historier om bedriftseiere som måtte ta en laptop med på sykevisitt til regnskapssjefen, sånn at leverandørene kunne få betalt. Selv når den aktuelle nøkkelpersonen ikke er i koma, er dette naturligvis en situasjon man helst vil unngå, og da er det viktig med en god kriseplan.
Kanskje ikke for sent
Selv om kriseplaner helst bør lages før man står midt oppe i en krise, kan det likevel hende at det ikke er for sent.
Husk at det som er en krise for selskapet, ikke nødvendigvis er noen umiddelbar krise for økonomiavdelingen. Derimot vil det som er en krise for økonomiavdelingen, veldig fort bli en krise for hele selskapet. Litt ressurser brukt på å sikre at økonomiavdelingen kan fortsette som vanlig i en krise, vil derfor være vel anvendte penger – hvis og når det smeller, kan prislappen fort bli høy.
XACCT har ofte rykket inn for å ta over ulike funksjoner i økonomiavdelinger. Vår erfaring er at alt går mye enklere dersom man – på et tidlig tidspunkt – har evnet å gjøre følgende ting:
Prosesser og rutiner
- Kartlegge hvilke prosesser som er sentrale, især dem hvor enkeltpersoner er avgjørende for driftskontinuiteten
- Dokumentére fremgangsmåten for alle prosesser, spesielt de som inneholder avvik eller spesialtilpasninger ift. Bransjenorm.
- Rangére hver enkelt prosess og integrasjon etter hvor kritiske de er for virksomheten, helst med detaljer om hvor fort de vil kunne påvirke forretningsdriften
- Har virksomheten spesielle rutiner som er nødvendige i forbindelse med innrapportering til myndighetene (mva., arbeidsgiveravgift, tvungne trekk, etc.). Disse må dokumenteres.
- Spesifisere hvem som får hvilke rapporter (eiere? styre? ulike sjefer og/eller direktører?), og gjerne hva de benyttes til.
- Sørge for at all denne informasjonen lagres på et sted som ikke bare er tilstrekkelig trygt, men også tilgjengelig for dem som må overta stafettpinnen i tilfelle det blir bruk for denne kriseplanen.
(IT-)Systemer
- Lage en oversikt over ansvarlige for de ulike delene av systemet, samt over relevante ressurs- og kontaktpersoner, med spesifikasjoner på navn og kontaktinformasjon. Husk å inkludere alle ansvarlige for eventuelle systemer
- Det er også nødvendig med en oversikt over hvor det finnes integrasjoner og koblinger mellom økonomisystemet og øvrig virksomhet
- Sette opp en liste over alle nødvendige brukernavn, alternativt kontaktpersoner som kan bistå med tilganger eller fremgangsmåter for å endre dem.
Kunder og leverandører
- Noen leverandører vil kutte forsyningslinjene dersom utestående bikker over et visst nivå. Det kan derfor være nødvendig å lage en prioritert liste over leverandører.
- Tilsvarende kan også noen kunder være viktigere enn andre, enten i positiv forstand (de har særlig god distribusjon, er spesielt lønnsomme, etc.) eller i negativ forstand (må ha korte betalingsfrister eller tydelige kredittgrenser).
Les mer om XACCT Beredskapstjenester
Mal og veileder
Vil du ha innspill til et oppsett for hvordan alt dette kan settes i system, slik at det er mulig å ta det videre?
Som en start har vi laget en mal for hva som må være på plass for å gjøre det enklere for andre å sette seg inn i rutiner og prosesser for selskapets regnskapsføring.
