Hva kjennetegner en moderne fakturaflyt-prosess?

Håndtering av fakturaer påfører norske virksomheter enorme kostnader og den inngående fakturaflyten er ansett som den mest manuelle og tidkrevende prosessen av alle økonomiprosesser. Hva kjennetegner så en optimal fakturaflytprosess - og hvorfor bør du vurdere et eget fakturaflytsystem når du har et ERP system som burde dekke dette i dag?

Målet for en god fakturaflytprosess er at flest mulig fakturaer håndteres automatisk og går «urørt» gjennom systemet. Elektronisk faktura løser en del av utfordringen med det manuelle arbeidet, men den store forskjellen får vi om systemet kan automatisere håndteringen av fakturaen. Leverandørene av fakturaflytsystemer opererer med mål om at så mye som 90% av den manuelle håndteringen av fakturaene kan automatiseres.

Hva driver kompleksiteten i en fakturaprosess?

Det er en rekke faktorer som påvirker kompleksiteten i en fakturaprosess og som får betydning for hvor enkelt det er å effektivisere prosessen. Eksempler på disse faktorene kan være 

• Antall involverte i prosessen
• Kompleksiteten i godkjenningsflyten
• Transaksjonsvolum
• Konteringsregler

Hvorfor vurdere et eget fakturaflytsystem?

Det optimale ville selvfølgelig vært om ditt ERP-system hadde funksjonalitet for å automatisere håndtering og bokføringen av både inn- og utgående fakturaer fullt ut. Dessverre tar det lang tid å utvikle dette godt nok, og den beste løsningen blir gjerne å benytte «best of breed» løsninger og systemer som er spesialisert for sin oppgave.

Det er spesielt to områder som taler for at et eget fakturasystem bør vurderes;

• Systemet gir ny og moderne funksjonalitet uten at du trenger å gå til det omfattende skrittet å bytte ut ditt eksisterende ERP-system
  
• Systemet har funksjonalitet som naturlig verdiøker og kompletterer funksjonaliteten i ERP systemet

Det siste punktet er nok mest relevant da de fleste virksomheter enten har planer om, eller allerede har et moderne og skybasert ERP system.

Hva kjennetegner et godt fakturaflytsystem?

Om du vurderer et eget fakturaflytsystem i tillegg til ditt ERP system må dette være fordi det bidrar til at du kan ta ut gevinster du ellers ikke ville fått med ERP systemet alene. Et godt og velutviklet fakturasystem vil komplettere ditt ERP system og bør gi deg konkrete gevinster på ett eller flere av følgende områder:

• Øker automatiseringsgraden
• Konverterer «de siste %’ene» 
• Utvider funksjonaliteten for godkjenningsflyt
• Forsterker fokus på «mottaks-prosessen»
• Automatiserer godkjenning av faktura mot budsjett
• Støtter innkjøps-ordre og automatisk matching
• Støtter utgående faktura strømmer

Når man skal velge et system bør det også ivareta følgende:

• Funksjonalitet for konsern / flere selskaper
• Ferdig integrasjoner med de viktigste ERP systemene på markedet
• Skalerbar løsning (volum, ansatte, selskap)
• Prismodell på basert på fakturavolum (vs faktura per «ansatte»)

Løsningen bør også være rask og enkelt å implementere, ha god supportfunksjon og være 100% skybasert.

Eksempel og DEMO
I et webinar arrangert av XACCT og vår samarbeidspartner Compello tar vi opp en rekke av de elementene som vi har adressert i denne artikkelen. Du får også se en demo av Complello sitt fakturaflytsystem.

Veien til en moderne fakturaflytprosess

Et godt fakturaflytsystem må bidra til å øke verdien av den funksjonaliteten man allerede har i sitt ERP system. Det skal legge grunnlaget for gevinsuttak i form av blant annet økt effektivitet og kvalitet i utførelse.

Men det er til syvende og sist mennesker med riktig kompetanse og erfaring som utgjør forskjellen. Det er de som skal implementere og ta i bruk de nye løsningene og som forstår hvordan løsningen best understøtter deres forretning.

XACCT sin kjernekompetanse er utvikling av økonomifunksjoner for sine kunder med smart bruk av teknologi og beste praksis for implementering og utførelse. Med etablering av standard prosesser, adoptering av beste praksis,  digitalisering og automatisering der teknologien gjør dette mulig etablerer vi de beste løsningene for våre kunder.

Book gjerne en uformell prat med vår leder for regnskap, Taher Karim for en dypere gjennomgang av tema og eventuell demo av løsning.