CFO Agenda: Internasjonale økonomi-funksjoner

Som leder av et XACCT Accounting opplever jeg at vi får stadig flere forespørsler om å hjelpe norske virksomheter i deres reise med å internasjonalisere sin virksomhet. Vårt bidrag er å få på plass en global ERP-løsning med tilhørende økonomiprosesser og compliance tjenester.

Operasjonaliseringen av de internasjonale ambisjonene havner etter vår erfaring veldig raskt på CFO’en sitt bord, som får et ansvar med etablering av selskapsstrukturer på tvers av landegrensene. I tillegg må CFO få etablert en internasjonal økonomifunksjon. De landene vi oftest ser prioritert er Sverige, UK og USA. Ofte går ferden deretter til et av de andre store europeiske landene.

Artikkelen var på trykk i Finansavisen 17.juni 2021

Ikke undervurder kompleksiteten!

Det å sette opp en internasjonal økonomifunksjon kan være en krevende øvelse. Ikke undervurder kompleksiteten med å gå internasjonalt og rollen CFO’en spiller i prosessen. Du vil møte ulike regulatoriske krav i hvert land, ulik forståelse av regnskapsprinsipper, ansatte med ulik bakgrunn og kultur og ofte kronglete kommunikasjonsveier mellom de ulike partene. Oppgaven blir ikke mindre utfordrende med ulike regnskapssystemer og ulike prosesser og rutiner i de respektive landene, og oppgaven med å konsolidere regnskapet, rapportere og få kontroll blir en nesten umulig oppgave for en CFO uten nødvendig bistand.

I tillegg til system og prosesser er noe av det viktigste for CFO å sikre etablering av riktig type virksomhet i det enkelte land. Hvordan skal virksomheten organiseres og forretningsmodellen utformes for å sikre en optimal styring og kontroll og samtidig tilfredsstille det enkeltes lands Tax Compliance. Dette betyr å tilfredsstille myndighetskrav og som regel håndtering av regulatorisk rapportering, skatt, avgift, lønn og reiseutgifter i hvert enkelt land.

Fra teknisk gjeld til en “lean og effektiv rigg”

Vi opplever at mange selskaper har store utfordringer i å håndtere sine økonomi- og regnskapsprosesser effektivt når de har startet internasjonaliseringen. Et eksempel er en av våre kunder som er lokalisert i Norge, USA og Canada og som hadde store utfordringer med å håndtere økonomifunksjonen effektivt. CFO måtte forholde seg til 6 forskjellige regnskapsførere for føring av regnskap og lønn, og 10 ulike systemløsninger for ulike prosesser som: regnskap, prosjekt, lønn, flyt-system for faktura og reiseløsninger. I tillegg til ulike banker i hvert land. Dette krevde nærmere 40 % av hans tid å håndtere. Dette er et godt eksempel på det vi kan kalle teknisk gjeld i økonomifunksjonen og i ERP-systemene. Teknisk gjeld definerer vi som den kostnaden selskapet har med å gå fra lite effektive systemer til optimale prosesser med tilhørende systemstøtte.

Vi fikk erstattet den eksisterende riggen med ét ERP-system på tvers av alle land, og tatt i bruk felles standard prosesser som dekket alle de ulike systembehovene i én samlet løsning. I tillegg standardiserte vi til felles bank i alle land. Dette endret ressursforbruket dramatisk for kunden som fikk en «lean», effektiv og enkel rigg til en fornuftig kostnad. Vi oppnådde en høy grad av digitalisert økonomiprosess med et godt system for virksomhetsstyring. Resultatene gjorde at CFO fikk frigjort betydelig tid til mer verdiskapning for virksomheten.

Vi mottok følgende tilbakemeldingen fra CFO’en da vi hadde ferdigstilt implementeringen:

«Det som har vært viktig for selskapet er å kombinere kompetente ressurser med en moderne, web-basert og lett tilgjengelig løsning som gjør det mulig å støtte regnskap og prosjekt for flere selskap i flere land, samt at vi kan jobbe sammen på prosjekter uavhengig av hvor ressursene formelt er ansatt. Muligheten til å raskt å skape et korrekt fakturagrunnlag som både inkluderer timefangst og andre prosjektrelaterte kostnader har også vært viktig. At løsningen er web-basert og rollebasert gjør også at vi enkelt kan tilgjengeliggjøre løsningen til ulike brukergrupper, fra den enkelte ansatte til ledere med behov for relevant styringsinformasjon»

Tradisjonelt har en ERP implementering på tvers av landegrenser vært et meget både komplekst og kostnadskrevende prosjekt med mye skreddersøm. Nå har vi metoder som gjør at vi med små tilpasninger til standardløsninger kan realisere ønske om felles økonomisystem.

Søk råd hos de som har gjort det før!

XACCT var tidligere var en del av KPMG og vi har over en 10 års periode bistått en rekke selskaper med internasjonalisering av økonomifunksjonen. I dag har vi kunder med virksomheter i 23 land fordelt på alle verdensdeler. Med våre forbindelser og samarbeidspartnere både i Norge og internasjonalt har det blitt helt naturlig for oss å hjelpe kunder som ønsker å gå internasjonalt.

Våre råd til deg som CFO for en virksomhet som skal internasjonalisere seg og bygge en tilhørende økonomifunksjon er å gjøre nødvendig kartlegging i forkant av internasjonaliseringen, trekke inn spesialister for å sette de riktige strukturene fra start. Det er nødvendig å finne kompetanse for håndtering av Tax Compliance i alle land. Finne systemløsninger som fungerer på tvers av alle land, som er skalerbare, effektive og løser «need to have». Ved å benytte standard systemer og prosesser så holder du både kompleksitet og kostnader under kontroll. Hold finansprosessene mest mulig enhetlige på tvers av ulike land og legg til rette for heldigitalisering og automatiserte prosesser ved å integrere forsystemene dere benytter. Dette gir deg muligheten til å få på plass tilfredsstillende styringsinformasjon med kontinuerlig oppdatering slik at du og din virksomhet er i stand til å ta raske beslutninger basert på riktig grunnlag.

Vi deler gjerne av vår erfaring!

Har du spørsmål eller ønsker et møte med oss hører vi hører vi gjerne fra deg.

Du kan kontakte oss HER eller også booket et møte direkte med oss på linken under.

• Marius Berg - Book møte med Marius