Da CFO Adele Norman Pran valgte XACCT til å føre regnskapet hos Herkules Capital, fikk hun en leverandør med høy kompetanse og et stabilt team – samt en befriende dytt i retning av mer digitale prosesser.
– Vi har en litt komplisert struktur hvor mange selskaper må konsolideres sammen. Vi har også eierinteresser i selskap i andre land, noe som skaper føringer mot internasjonale regelverk. Her oppstår det spørsmål som kan være komplekse, både innenfor og utenfor mva-regler og skattespørsmål. For oss handler den regnskapsmessige oversikten ikke bare om omsetning og utgifter, men også om investeringer. Her er tilfellet de senere år at enkelte problemstillinger ikke har vært helt skatterettslig avklart, sier Pran
Hun sikter blant annet til en tvist mellom Staten og Herkules Capital, som i fjor ble avgjort da Høyesterett slo fast at suksesshonorar ikke er lønn – en total seier for Herkules. Motsatt utfall ville blant annet fått dramatiske konsekvenser for alle aktive eiere i hele Norge, så det er mange som i dag har god grunn til å takke Herkules Capital for at de kjempet kampen mot Skatteetaten helt til siste stund.
Det kan være verd å huske at Herkules, i gresk mytologi, var sønn av Zevs, og med sine kjempekrefter hjalp han vanlige mennesker mot maktmisbruk og gudenes vrede. Så sett fra norske bedriftseieres synspunkt har det kanskje aldri eksistert et PE-fond som bedre har levd opp til navnet sitt?
XACCT-sjef Marius Berg og Adele Norman Pran, CFO i Herkules Capital, intervjues om hva XACCT har tilført som regnskapsfører og leverandør av Accounting-tjenester.
Erfaren bruker av Xledger
Xledger er den underliggende programvaren som bidrar til å holde oversikt over økonomien i Herkules, og denne har PE-selskapet holdt på med i mange år før XACCT tok over regnskapene.
– Ja, vi har faktisk brukt Xledger siden 2008, og bidro tidlig til den videre utviklingen av løsningen. Da vi begynte å se oss om etter en ny leverandør, var det et kriterium for oss at vi kunne fortsette med et web-basert system, og da fortrinnsvis Xledger.
– Xledger gir oss nemlig god og løpende oppdatert innsikt i regnskapet og hvordan det føres. Når alt ligger tilgjengelig på web er det enklere å følge opp, oppdage eventuelle feilføringer og hente ut oppdaterte rapporter på egenhånd. Samtidig er det tilrettelagt for en hensiktsmessig godkjennelsesprosess som også hjelper på oversikten. Det gir oss rett og slett bedre intern styring enn vi kunne ha oppnådd uten en løsning med tilsvarende innsyn.
Løsningen gir også god kontroll med at regnskapsfører gjør jobben sin på en tilfredsstillende måte, og i motsatt fall å kunne ta opp ting løpende. Men KPMG har fungert godt, slår Pran fast:
– Da vi vurderte nye leverandører, var det XACCT som tilbød flest av funksjonene vi behøvde. I forhold til vår tidligere leverandør har vår opplevelse av XACCT vært at kompetansen er høyere og at teamet er mer stabilt. Det er også en stor fordel for oss at teamet kan trekke på øvrige kompetanseområder, at veien blir kort til eksperthjelp om forhold som ligning, konsolidering eller situasjoner som krever mer detaljert regelkunnskap enn det vi selv har ressurser til i vårt oppfølgingsteam. Én viktig årsak til å outsource er jo nettopp at vi ikke ønsker å sitte med altfor spesialisert kompetanse internt, men heller få dette fra samarbeidspartnere ved behov.
Tilgang på gode ressurser
Marius Berg, som er adm. direktør i XACCT Accounting, forteller at Herkules har vært flinke til å benytte seg av denne tilgangen på kompetanse. For eksempel da de like før jul 2015 behøvde en ressurs til å fungere som Finance Manager i en periode.
– Da fant vi frem til en veldig dyktig konsulent som kunne fungere i rollen hos Herkules i påvente av nyansettelse hos Herkules i stillingen, sier han.
– Det er alltid en utfordring å leie inn ressurser – ikke minst på kort varsel, siden vedkommende må opp på et visst kompetansenivå før hun eller han kan nok til å utføre oppgaven. Når man kan få dette fra sin egen leverandør, korter det betydelig ned på innlæringstiden. Vi opplevde at prosessen med å få inn en innleid ressurs gikk veldig mye enklere og bedre enn om vi hadde fått inn en som ikke kjente oss, sier Pran.
– Det er igjen tilbake til dette med fleksibiliteten, hvor du får en regnskapsfører du kan trekke på i et bredere spekter av kompetansetjenester.
Digitalisering med fart i
– I denne siste tiden har vi jo også vært på jakt etter manuelle rutiner dere har som kan digitaliseres, og jobbet en del for å få på plass arbeidsprosesser som utnytter Xledger enda litt bedre, spiller Berg inn.
– Ja, det er veldig viktig å gå over til digitale systemer – ikke bare for oss. Det forenkler prosessene, gjør dem mer effektive og mindre personavhengige, og her har XACCT tatt initiativ for å digitalisere Herkules ytterligere. Vi er blant annet på vei over på et nytt reiseregningssystem snart, som vi regner med vil spare mye ressurser internt for oss, sier Pran.
Mange av de ansatte i Herkules reiser ekstremt mye, og det går derfor mye interne ressurser med til å håndtere reiseregninger. Det nye systemet vil gi bedre og enklere kontroll med reiseregninger, samtidig som mange oppgaver kan gjøres på farten istedenfor på kontoret etterpå.
– XACCT har også pushet oss i retning av mer elektroniske prosesser, godkjenning av fakturaer og automatisert føring. Vi har brukt mye tid på å vurdere hvilken programvare og hvilke systemer som vil passe oss best på denne fronten. Én veldig stor fordel har vært at XACCT har et team her som kan dette veldig godt, og de har gitt oss mange gode råd om hvordan dette skal kunne håndteres på best mulig måte.
Pran estimerer at Herkules vil kunne spare oppimot et årsverk på å digitalisere reiseregninger og faktureringsprosesser, selv i deres lille organisasjon. Rutinene vil dessuten bli mye mindre personavhengig, med dokumentasjon og historikk fullt ut tilgjengelig.
– Og i tillegg er det jo mye mer miljøvennlig. Det er en enorm befrielse å føle at det ikke er så mye papir lenger!
Marius Berg