Etter en rekke fusjoner behøvde GlobalConnect hjelp til å gjøre lønnsfunksjonen mer skalerbar og robust. XACCT Accounting AS ble samarbeidspartneren og den disiplinerende kraften som skulle til.
GlobalConnect leverer bredbånd og datakommunikasjon til bedrifter over hele Norge, gjennom 45.000 kilometer med selveide fiberkabler som knytter sammen over 90 norske byer - og flere er på vei. Selskapet har hovedkontor på Technopolis Fornebu, er eid av det ledende, nordiske PE-selskapet EQT, og har en omsetning på rundt 1,4 milliarder kroner i året.
Selskapet fant sin nåværende form i 2012, etter en rekke mindre og større fusjoner og sammenslåinger over flere år. Aud Lunaas, leder for HR og organisasjon i GlobalConnect, forteller at selskapet på det tidspunktet hadde halvannet årsverk som utgjorde lønnsfunksjonen.
Marianne Beichmann (t.v.) fra XACCT Accounting AS og Aud Lunaas fra GlobalConnect. (Foto: Nicolas Tourrenc)
– Lønn hadde vært lokalisert i Bodø, men da det ble bestemt å samlokalisere Finans- og regnskapsavdelingene, ble medarbeiderne derfra ikke med over til Oslo. Da ble det riktigere for oss å komme inn i et større system hvor vi også ble mindre sårbare, og det var da det ble aktuelt med outsourcing, sier Lunaas.
– Gitt den historien vi hadde med oss fra mange ulike selskaper, var det også ønskelig å få etablert standardiserte, likestilte prosesser og rutiner slik at alle enhetene i konsernet kunne fungere likt, forteller hun.
Via anbefalinger i nettverket fikk GlobalConnect inn XACCT Accounting AS. Det ble en veldig god anledning til å brette opp ermene og få alt helt på stell.
En vellykket pangstart
– Med XACCT på laget, kunne vi føle oss trygge på at kompetansen var høy og alltid up-to-date. Samtidig har det vært viktig at XACCT hadde en skalerbarhet som også kunne møte våre fremtidige behov for å kunne ta inn flere selskaper som vi gikk med planer om å kjøpe opp, sier Lunaas.
Marianne Beichmann er oppdragsansvarlig for GlobalConnect-engasjementet hos XACCT. Hun forteller at GlobalConnect har vært en veldig spennende kunde fra første stund.
– De utfordrer oss på alle plan, de er faglig veldig interessante med rådgivning – ikke minst rundt fusjoner og sammenslåinger – og de har en annen teknisk løsning enn de fleste andre kundene våre. Det er veldig populært blant konsulentene våre å jobbe for dere, sier hun til Lunaas.
Lunaas har på sin side satt veldig pris på at XACCT, som i tillegg til å bidra med flere gode løsninger på lønns- og personalmessige oppgaver i GlobalConnect, har tilført arbeidet en veldig disiplinerende systematikk.
– Jeg husker spesielt oppstartsmøtet, da XACCT slo opp på veggen en oppgave- og ansvarsmatrise som vi gikk detaljert gjennom. Den var først litt overveldende, men den brakte frem i lyset alle detaljene om hvor stor oppgaven egentlig var. På denne måten fikk vi sortert alt ut i tydelige mandater, retningslinjer og oppgavefordelinger som vi har benyttet siden. Det har kun vært behov for mindre avklaringer etter den tid, så det var rett og slett en meget vellykket pangstart!
Enkelt å være á jour
Lunaas forteller at det har vært en positiv opplevelse å gå fra en tilstand med flere løse tråder og mye kommunikasjon til en situasjon preget av struktur og system.
– I organisasjoner hvor man håndterer lønnsspørsmål internt, kan det være utfordrende å holde servicegraden på et rasjonelt nivå. Da kan det å få en ekstern partner være en finfin hjelp til å finne den riktige balansen på dette, sier Lunaas videre.
– Vi merket at vi kom inn til et sted med høy kompetanse, med en god veiviser som kunne guide oss trygt gjennom arbeidet med å konsolidere og strømlinjeforme prosessene våre – og ikke minst luke av oss noen dårlige vaner. XACCT ledet oss helt klart til mer profesjonalisering. Og ved endringer i lov- og regelverk, som for eksempel A-ordningen, gjør de det enkelt for oss å være á jour, sier hun.
Kompetanse og kvalitet
XACCTs kompetanse var imidlertid ikke bare nyttig når det handlet om overordnede forhold. Lunaas forteller at de også hadde mye å bidra med helt ned på detaljnivå – uansett om det handlet om reiseregninger, sykemeldinger eller annet, viste det seg fort at XACCT kunne bidra betydelig til å sikre vedvarende høy kvalitet.
– Vi hadde det nok ikke tydelig for oss i starten hvilken verdi det ligger i å ha et så faglig kompetent miljø som XACCT som en kontrollinstans på dette området. Godkjenningen av reiseregninger og utlegg skjer jo hos oss, men glipper kan forekomme. Derfor setter vi stor pris på den kontrollen XACCT utfører, og deres bidrag når de oppdager noe utenom det vanlige, sier Lunaas.
– Dette er en kontrollfunksjon som vi utfører for nesten alle kundene våre, hvor vi sikrer at alt er helt i henhold til lover og regler. Reiseregninger berører så godt som alle i organisasjonen, gjerne mer jo høyere opp i organisasjonen man kommer. Og det er veldig viktig å ha dette på stell, for ved eventuelle bokettersyn er reiseregninger helt klart noe av det de går etter, forteller Beichmann.
Partnerskap i utvikling
GlobalConnect er imidlertid et selskap som fortsatt er i utvikling. Bare de siste 18 månedene har de kjøpt opp og overtatt ytterligere 4 selskaper, og når slike kontrakter er signert og håndtrykkene unnagjort, begynner arbeidet med å få detaljene på plass i kulissene. Her har Lunaas igjen satt pris på å ha XACCT på laget.
– Når slike oppkjøp skjer, skal ting på plass veldig fort. Selv om vi begynner å få erfaring med virksomhetssammenslåinger nå, ser vi fremdeles stor nytte i å kunne sparre og samarbeide med XACCT for å få alle detaljene på plass, smiler Lunaas.
– Det har vært en stor fordel med det tillitsforholdet vi har. Det er betyr mye at vi kan operere som samarbeidspartnere og ikke bare kunde/leverandør, sier Beichmann.
– Ja, vi har et godt samarbeidsklima og det har vært godt og viktig. Riktignok sitter vi adskilt og dere har oss som kunde, men det har vært veldig kollegialt, sier Lunaas.
Marius Berg