Norske Cenium utvikler og leverer programvare for effektiv hotelldrift til kunder i tre verdensdeler. For sin egen virksomhet har de valgt XACCT som regnskapspartner, og CFO Erik Guldbrandsen er veldig fornøyd med resultatene.
Du tenker kanskje ikke så mye over det når du sjekker inn på et hotell, men bak den smilende resepsjonisten, de nyvaskede hotell-lakenene og de bugnende frokostbuffeene ligger det - i tillegg til masse hardt arbeid - veldig mye koordinasjon. Det norske programvareselskapet Cenium prøver å hjelpe hotellene med nettopp denne koordineringen.
Selskapet ble egentlig grunnlagt på Island i 1998 (og en av gründerne derfra har ennå en mindre eierpost), men virksomheten skjøt først fart for alvor da Petter Stordalen kom inn i bildet noen år senere. I 2008 begynte en ekspansjon til Amerika, hvor de etter hvert fikk en canadisk skidestinasjon på kundelisten. Med etablering i Nord-Amerika har veien vært tung og lang og ressurskrevende, men ingen tviler på at behovet for produktet er høyst reelt.
XACCT-sjef Marius Berg (t.v.) og Cenium-CFO Erik Guldbrandsen (Foto: Alex Asensi)
Effektiv, moderne hotelldrift
- Som de fleste virksomheter av en viss størrelse, har også alle større hotellkjeder et ERP-system som plattform for sin drift. For noen er det tilstrekkelig, men det blir fort en utfordring dersom de har andre tilbud tilknyttet driften, sier Erik Guldbrandsen, økonomidirektør (CFO) i Cenium, og utdyper:
- I tillegg til rom og konferanse tilbyr stadig flere hoteller aktiviteter som for eksempel spabehandlinger, golf, billettsalg, kurs eller utleie av utstyr. Da behøver de et IT-system som kan følge gjestene gjennom hele oppholdet for å kunne leve opp til forventningene - og hjelpe hotellet med både å levere disse tjenestene og holde oversikt over lønnsomheten i de ulike delene av driften, sier han.
Guldbrandsen påstår ikke at det er umulig å holde oversikten uten ett, gjennomgående system, men at det i så fall krever store tilpasninger og integrasjoner. Slikt blir gjerne dyrt å vedlikeholde, personavhengig og arbeidskrevende i bruk, og det åpner dessuten for nye feilkilder ettersom systemene vokser og blir mer kompliserte. Cenium tilbyr en integrert løsning av moduler som gir full oversikt over hele virksomheten. Den har moduler for rapportering av vedlikeholdsbehov, for planlegging og gjennomføring av rengjøringstjenester, samt booking-systemer for rom, konferanser, spa, golf ski eller andre aktiviteter - for å nevne noe.
- Vårt produkt inneholder all relevant informasjon om alle deler av virksomhetens drift, side om side med regnskapstallene. Da kan alle som behøver tilgang få oppdatert informasjon på sin skjerm med bare noen få tastetrykk. Sagt på en annen måte: Når resepsjonisten enkelt kan skaffe gjestene kort i skiheisen eller time på spabehandling, og dette samtidig dukker riktig og automatisk opp på gjestens regning, så skaper det effektivitet for alle parter, slår han fast.
Ja takk til det samme
Det å utvikle en internasjonal programvarevirksomhet er imidlertid noe annet enn å drive en hotellkjede, så Cenium har lagt løsningene fra XACCT Accounting til grunn for sin økonomifunksjon. I tillegg til å gi et godt fundament for sunn regnskapsførsel, gir det også åpning til XACCTs erfaring med å bringe økonomifunksjonen i norske selskaper ut i verden.
- Ceniums organisasjonsstruktur er bygd opp med flere selskaper i ulike land. Mange av dem var på forskjellige systemer og brukte ulik kontoplan, så tidligere måtte det regneark og konverteringsrutiner til for å skaffe en samlet oversikt. Slike ekstra-rutiner er allerede kraftig redusert, og snart skal de være eliminert for godt, sier Marius Berg, adm. direktør XACCT Accounting AS.
Cenium har allerede noen års erfaring med å ha halvparten av konsernet i ett felles system for regnskap og ett for lønn - samt én felles bankforbindelse for disse enhetene - og fra tidlig i mai er datterselskapene i USA og Canada også inne i systemet. Guldbrandsen bekrefter at omleggingen allerede har gjort tilværelsen enklere for økonomiavdelingen, og at fordelene kan føles i organisasjonen som en helhet:
- Mange av de viktigste gevinstene ved implementeringen ligger utenfor økonomifunksjonen. Prosjektlederne føler større eierskap til de kommersielle sidene ved sine prosjekter, de er mer opptatt av lønnsomheten i prosjektene sine, og de har bedre oversikt over hvordan prosjektet presterer i forhold til opprinnelig scope, sier han.
- Dette systemet gjør det også enkelt å hente inn mer detaljerte spesifikasjoner til fakturaene. Tidligere måtte vi gjøre dette manuelt gjennom å eksportere informasjon fra andre systemer via Excel eller tilsvarende, og legge det som vedlegg. Nå kan systemet hente det automatisk, rett inn i fakturaen. Vi ser dessuten bedre kvalitet i timefangst og fakturagrunnlag, og kan nå fakturere kundene 3-4 dager tidligere enn i vårt gamle system, fortsetter Guldbrandsen.
Pådriver for digitalisering
Berg peker på at Cenium har fått veldig god uttelling for en egenskap som Xledger er svært godt egnet for:
- Xledger er et system som på den ene siden har svært gode rutiner innebygget, og på den andre siden gir fleksibilitet til å tilpasse løsningen til prosesser som er nødt til å være egenartede. Denne jobben med å bestemme parametersettingen i løsningen - og derigjennom bestemme hvordan kunden får et mest mulig effektivt system - er noe av det vi i XACCT har særskilt erfaring og breddekompetanse på å gjøre, sier Berg. Her får han full støtte av økonomidirektøren:
- Jeg har latt meg overraske over hvor godt Xledger, som i hovedsak er en standardisert løsning, har gitt oss fleksibilitet og takhøyde for sammen med XACCT å kunne skape løsninger som er optimale for Cenium. Men jeg vil også trekke frem de veldig kompetente menneskene hos XACCT som støtter oss i det daglige både på regnskap og lønn. Vi vet at dersom de setter fingeren på noe, så har de ikke bare god grunn til å påpeke det, men de har også den kompetansen som skal til for å få det helt rett, sier Guldbrandsen.
Han fremhever samtidig XACCT som en god partner på å få digitalisert og automatisert så mange prosesser som overhode mulig - både til å identifisere nye områder hvor automatisering kan fungere og til å implementere løsningene. Blant fordelene de har oppnådd, er raskere sluttføring av perioderegnskap, enklere og mer automatisert internfakturering, samt forenklet avstemming og raskere konsolidering av konsernregnskap. I tillegg går mindre tid bort i prosjektfakturering i økonomifunksjonen, siden de har kunnet flytte ansvaret for dette over på prosjektlederne direkte.
- Vi har bedre oversikt over likviditeten nå som full integrasjon med banken gir oss kontinuerlig oppdatert grunnlag for likviditetsprognoser. Dessuten har vi fått automatisert purrerutiner for utestående fordringer, og dette har også bidratt til at mindre kapital står bundet i utestående fordringer.
Støtter organisasjonen bedre
Samlet sett gjør fordelene Cenium har oppnådd at Guldbrandsen som CFO kan prioritere på en annen måte enn tidligere - og på en annen måte enn mange av sine yrkesbrødre:
- Cenium er egentlig et ganske komplekst selskap med virtuelle operasjoner på tvers av Atlanterhavet, og min funksjon må kunne betjene hele organisasjonen. Istedenfor å bruke tiden min på å produsere månedsrapporter, kan jeg nå støtte resten av virksomheten i det de gjør. Det gir bedre styringsevne ikke bare for meg, men også for selskapets ledelse, sier han.
Marius Berg