HR-avdelingen i Schneider Electric slet med å holde tritt etter en lang periode med fusjoner, oppkjøp og selskapsintegrasjoner. Outsourcing av lønnskjøringene til XACCT ble begynnelsen på en viktig ryddejobb.
Schneider Electric er en internasjonal gigant som leverer elektriske og elektroniske produkter i flere markedssegmenter i mer enn 100 land. Ett av disse landene er Norge, hvor selskapet etter mange fusjoner, oppkjøp og selskapsintegrasjoner har 600 medarbeidere og en omsetning på rundt to milliarder kroner.
Svenske Henrik Holck-Clausen har jobbet i Schneider i ti år og over hele Europa, og høsten 2014 kom han til Norge for å lede HR-organisasjonen.
– Jeg kom til et selskap som hadde en vanskelig HR-situasjon med spesielt store utfordringer på lønnsområdet, sier han.
Marius Berg og Marianne Beichmann i XACCT, bistod Henrik Holck-Clausen (t.h.) i Schneiders HR-avdeling med å få orden og kontroll på lønn. (Foto: Bård Gudim)
Detektivarbeid
– Lønnsområdet var komplekst. Noen av selskapene var 100 prosent integrert, andre sto fortsatt på egne bein, noen hadde mange ansatte og andre svært få. I tillegg manglet vi lønnshistorikk og savnet dokumentasjon. Vi måtte starte på nytt, og det krevde et skikkelig detektivarbeid, sier Holck-Clausen.
HR-avdelingen var under sterkt press, og måtte hente inn eksterne ressurser.
– Avdelingen er liten, men med svært dedikerte medarbeidere. For å gjøre det som juridisk sett er riktig, og for å fortsatt ha tilfredse medarbeidere, hentet vi inn XACCT til å utarbeide en analyse over prioriterte tiltak.
Rydder i eget hus
Sammen med XACCT fikk Schneider lønnskjøringene inn i system, og de tok samtidig fatt på arbeidet med å utarbeide en plan for å forbedre prosessene internt i Schneider. Forhold som tidsfrister, datafangst, kjøreplaner og innrapportering til økonomiavdelingen ble gjennomgått og systematisert, og XACCT bisto også Schneider med å implementere både et nasjonalt og et internasjonalt HR-system.
– Mange snakker om outscourcing som selve løsningen, men det er vanligvis en forutsetning at man rydder opp i eget hus før man kan overlate jobben til andre, sier Holck-Clausen.
– I dette prosjektet var det helt nødvendig med omfattende erfaring på å kjøre lønn for større organisasjoner. Jeg tror ikke at noen av våre konkurrenter ville hatt samme forutsetninger for å levere tjenesten, sier Marius Berg, leder for XACCT Accounting AS.
Bygger lønnsorganisasjon
– Vi har samme lønnssystem i XACCT som Schneider, men kommer likevel hit for å gjøre jobben. Kontakten med de ansatte er nyttig, sier Marianne Beichmann, ansvarlig for lønnstjenester i XACCT. Dette setter HR-sjefen pris på:
– For oss er det en stor fordel å ha dem her, både de som kjører lønnen og de som er ansvarlige for prosjektet, sier Holck-Clausen.
– Målet vårt er at lønnsområdet er like profesjonelt som resten av selskapet, avslutter Holck-Clausen.
Marius Berg